Pourquoi troquer Excel contre un logiciel de gestion de flotte ?

La gestion de flotte automobile est une tâche parfois complexe pour les gestionnaires.

Si pour certaines tâches l’utilisation d’Excel peut s’avérer suffisante, il présente plusieurs limites lorsqu'il s'agit de gérer efficacement un parc.

Voici quelles sont les limites d’Excel : 

Gestion des données limitée

Excel peut être adapté pour des petites quantités de données, mais lorsque la taille de la flotte augmente, il devient de plus en plus difficile de gérer les informations efficacement. Les feuilles de calcul peuvent devenir lentes, encombrées et sujettes à des erreurs, rendant la gestion de flottes indigeste et inefficace.

D’ailleurs, avec Excel, il est plus difficile d’analyser ces données facilement contrairement à un logiciel qui vous permet de créer des rapports. 

Collaboration difficile

La gestion de flotte nécessite souvent la collaboration de plusieurs parties prenantes : dirigeants, gestionnaires de flotte, responsables financiers ou encore conducteurs. 

Bien que les versions récentes d'Excel permettent la collaboration via le cloud, cela n'égale pas les fonctionnalités collaboratives avancées offertes par les logiciels spécialisés.

De plus, avec un outil comme VIVOFLEET, les conducteurs disposent d’une application dédiée. Cela permet d’avoir tous les documents du véhicule, de faire des rapports d’état ou encore de remonter des informations au gestionnaire en un claquement de doigts !

Sécurité des Données Inadéquate

La sécurité des données est une préoccupation majeure pour toute entreprise. Excel n'offre pas le même niveau de sécurité que les systèmes de gestion de flotte dédiés. Les fichiers peuvent être facilement partagés, copiés ou endommagés, et les options de protection par mot de passe sont basiques. Les logiciels spécialisés offrent un meilleur contrôle et permettent de donner accès ou non à certains documents.

Automatisation Limitée

L'automatisation est importante pour une gestion efficace de flotte, permettant de réduire les tâches répétitives et d'améliorer l'efficacité opérationnelle. 

Excel a des capacités limitées en termes d'automatisation. Les macros peuvent aider, mais elles nécessitent des compétences en programmation et sont souvent moins fiables et plus difficiles à maintenir que les solutions automatisées intégrées dans les logiciels de gestion de flotte.

Avec un logiciel, divisez en moyenne par quatre le temps passé sur ce type de tâches (gérer les contraventions, l’autopartage, faire remonter les informations du véhicule, calculer le TCO…).

Capacités d'Analyse et de Reporting

Les systèmes de gestion de flotte offrent des tableaux de bord intuitifs et interactifs, des rapports personnalisables et des analyses en temps réel, permettant de prendre des décisions informées rapidement et efficacement.

L’analyse et le reporting deviennent abordables pour tout le monde !

Suivi des véhicules 

Le suivi est essentiel pour une gestion de flotte efficace, permettant de veiller sur les véhicules et de répondre rapidement aux incidents. 

Excel n'est pas conçu pour le suivi, ce qui limite la capacité des gestionnaires de flotte à réagir aux événements au fur et à mesure qu'ils se produisent. 

Les logiciels spécialisés permettent un suivi en direct, offrant une visibilité complète sur la flotte à tout moment.

Gestion de la maintenance

La planification et le suivi de la maintenance préventive sont des aspects importants de la gestion de flotte. 

Dans Excel, ces tâches peuvent devenir compliquées et sujettes à des erreurs, nécessitant souvent des manipulations complexes de données. 

De plus, aucune possibilité de recevoir des rappels d’entretien avec Excel alors que cela s'avère très utile pour un parc. C’est une charge mentale en moins pour les gestionnaires et les conducteurs !

Les systèmes de gestion de flotte dédiés offrent des fonctionnalités intégrées pour la planification, le suivi et la gestion de la maintenance, garantissant que les véhicules sont entretenus de manière optimale. 

Une meilleure sécurité pour les véhicules et pour les salariés !

Conclusion

Bien qu'Excel soit un outil flexible et accessible, ses limites en termes de gestion des données, de sécurité, d'automatisation, d'intégration, et de suivi des véhicules font qu’il n’est pas le meilleur choix pour la gestion de flotte.

Les logiciels spécialisés offrent des solutions plus efficaces, optimisées, sécurisées et adaptées aux besoins complexes des gestionnaires de flotte, permettant une meilleure gestion et une prise de décision mieux informée. 

De plus, le prix des solutions est souvent très abordable, par exemple : à partir de 2,33 euros H.T (par véhicule et par mois) pour VIVOFLEET.

Pour une gestion de flotte optimale, il est donc souvent préférable d’opter pour des outils dédiés pouvant évoluer avec les besoins de l'entreprise.

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